Planificación, organización y control de eventos. UF0075

Puede solicitar gratuitamente las soluciones a todas las actividades y al examen final en el email [email protected] Capacidades que se adquieren con este Manual: Analizar el turismo de reuniones e identificar sus demandas especificas dentro del sector turístico. Planificar y presupuestar un evento y definir su programa, identificando las actividades y tareas que se derivan para la entidad gestora. Aplicar técnicas para el proceso de organización de un evento determinado, analizando la lógica de dicho proceso. Describir el proceso de evaluación final de un evento, describiendo las actividades de dirección y control inherentes. Índice: El turismo de reuniones y su demanda de servicios especializados 8 El turismo de reuniones: concepto y evolución histórica; situación y tendencias; el turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano. 9 Concepto 9 Evolución histórica 9 Situación actual y tendencias del turismo de reuniones 10 El turismo de reuniones como producto especializado del turismo urbano 11 Las características diferenciadas y específicas de este tipo de demanda 13 Mecanismos de decisión. Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos. 15 Mecanismos de decisión del turismo de negocios 15 Impactos en los destinos y en sus restantes productos turísticos 16 Incorporación a la cadena turística de servicios considerados tradicionalmente como servicios a las empresas o no turísticos 18 Agentes turísticos específicos: organizadores profesionales de eventos, agencias de viajes especializadas y otros. Evolución. 20 Agentes turísticos específicos del turismo de reuniones 20 Evolución general de los agentes 22 Evaluación 23 Principales destinos turísticos nacionales e internacionales de turismo de reuniones 24 Principales destinos nacionales de turismo de reuniones (España). 25 Principales destinos internacionales de turismo de reuniones: 26 Factores que determinan la especialización de un destino para turismo de reuniones: imagen de marca, infraestructuras especializadas, capacidad de alojamiento, servicios especializados y oferta complementaria. 27 Características y análisis comparativo de los principales destinos de turismo de reuniones a nivel nacional e internacional. 29 Evaluación 33 Los eventos, su tipología y su mercado. 34 Tipología de reuniones y eventos: congresos, convenciones, viajes de incentivo, exposiciones y ferias, eventos deportivos y otros. 35 El concepto de evento 37 El mercado de eventos. Los promotores de eventos. Las entidades colaboradoras y los patrocinadores. Participantes y acompañantes. 38 La gestión de eventos como función emisora y como función receptora 41 Fases del proyecto de un evento: Planificación. Organización. Desarrollo. Evaluación final del evento. 44 Fase de planificación 44 Fase de organización 45 Fase de desarrollo (o ejecución). 46 Fase de evaluación final del evento 47 Evaluación 48 El evento como proyecto: planificación, presupuestación y organización. 49 Introducción. 50 Fuentes y medios de acceso a la información 52 Criterios de selección de servicios, prestatarios e intermediarios. 54 Negociación con proveedores: planteamientos y factores clave. Aspectos renegociables. 57 Infraestructuras especializadas para reuniones, actos y exposiciones. 61 Programación del evento: tipología de actos en función de tipología de eventos: sesiones, presentaciones, descansos, comidas, ceremonias, espectáculos y exposiciones. 64 Programación de la logística y de los recursos humanos 68 Programación de ofertas pre y post evento en función de la tipología de los participantes, tales como ponentes, delegados, acompañantes, comités organizadores y científicos. 72 Gestión de espacios comerciales y de patrocinios. 76 Presidencias honoríficas y participación de personalidades 80 Confección de cronogramas 83 Previsión de situaciones emergentes; planes de contingencia; planes de seguridad. 87 Presupuestación del evento 91 Presupuestos cerrados y presupuestos abiertos y sus características 91 Aspectos financieros 92 Presupuestos y control presupuestario 95 Análisis de costes 98 Margen de beneficio 101 Elaboración de escandallos 103 Evaluación 106 Servicios requeridos en la organización de eventos 107 Servicios de alojamiento y restauración: establecimientos. Tipos y características. 111 Servicios y métodos de reproducción y proyección de imagen y sonido y de telecomunicaciones. 117 Servicios, modalidades y tecnologías para la traducción, como interpretación de conferencias, traducción de cintas y locuciones o traducción escrita. 120 Métodos y tecnologías de gestión y control de los accesos. 123 Servicios y sistemas de montaje de stands y exposiciones 126 Secretaría técnica y secretaría científica 129 Servicios de animación cultural y producción de espectáculos 131 Transportes de acceso a la sede del evento y transportes internos colectivos 133 El transporte aéreo regular. Principales compañías aéreas. Tipos de viajes aéreos. Tarifas. Procedimientos. Documentación. Operaciones charter y brokers aéreos. 133 El transporte en autocar. Autos de alquiler y traslados en automóvil. 137 Otros medios de transporte 139 Servicios de diseño, edición e impresión de materiales gráficos, audiovisuales y digitales. 142 Empresas, servicios y funciones de las azafatas de congresos. 145 Otros servicios requeridos en los eventos. 149 Los seguros de viaje y los contratos de asistencia en viaje. Tipos y coberturas. Formalización de pólizas y contratos. 149 Gestión de visados y otra documentación requerida para los viajes. 152 Los servicios de acompañamiento, asistencia y guía turística. Tipos. 154 Los servicios de seguridad: tipos, procedimientos y medios. 161 Servicios de decoración y señalética 163 Gabinete de prensa y comunicación 165 Servicios de hospedaje y diseño de páginas web. Dirección a páginas web. 167 Evaluación 172 Aplicaciones informáticas específicas para la gestión de eventos 173 Tipos y comparación 174 Programas a medida y oferta estándar del mercado 177 Aplicación de programas integrales para la gestión de las secretarías técnica y científica, pagos y reservas on-line. 181 Evaluación 184 El evento como proyecto: organización. 185 La organización del evento: Definición de funciones y tareas. 189 Comités y secretarías: funciones y coordinación. 193 Gestión de colaboraciones y patrocinios 196 Soportes y medios para ofrecer información del evento 199 Difusión del evento y captación de participantes 202 Estructura organizativa de un equipo de gestión de eventos 205 Funciones y responsabilidades 207 Procedimientos e instrucciones de trabajo 210 Evaluación 213 El evento como proyecto: dirección y control. 214 Introducción 215 Control de inscripciones 218 Control de cobros 220 Confirmaciones de inscripción, asignación de espacios en exposiciones y otras comunicaciones a inscritos. 222 Protección de datos personales 225 Documentación del evento 228 Procesos administrativos y contables 230 Seguimiento del proyecto. Actuaciones ante desviaciones. 233 Coordinación 236 Evaluación de servicios y suministros 238 Formalización de contratos. Documentación. 240 Supervisión y control del desarrollo del evento 243 Coordinación y recursos de comunicación, puntualidad en los actos, protocolo, seguridad, servicio técnico, reclamaciones, quejas, conflictos y otras situaciones emergentes. 245 Documentos de control del evento 248 Herramientas de evaluación 248 Hojas de control 248 Registros de indicadores 249 Hojas de tomas de datos 249 El informe final del evento 250 Balances económicos 251 Evaluación 252