Sistemas de archivo y clasificación de documentos. UF0347.

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Capacidades que se adquieren con este Manual:

• Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático, utilizando los sistemas de clasificación, codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona.
• Analizar procedimientos de gestión documental tipo, determinando los elementos intervinientes, garantizando la trazabilidad, vigencia y unicidad de los mismos, utilizando sistemas de representación de flujos, a través de aplicaciones informáticas de gestión documental.

Índice:

El Archivo. Concepto y finalidad. 6

• Clases de archivos. 8
• Sistemas de registro y clasificación de documentos. 10
• Mantenimiento del archivo físico. 12

3.1. Recursos materiales. 12
3.2. Infraestructura de archivo. 12

• Mantenimiento del archivo informático. 14

4.1. Métodos. 144.2. Unidades de conservación. 15

• Planificación de un archivo de gestión de la documentación. 16

5.1. Análisis de la estructura de la organización y el tipo de actividad, para fijar la estructura de archivo más adecuada. 165.2. Determinación de contenidos y tipo de documentos a archivar. 165.3. Sistemas de registro y codificación a implantar. 185.4. Clasificación de documentos y niveles de acceso y restricciones del personal. 185.5. Definición de las formas de acceso al archivo. 195.6. Normas de conservación de documentación obsoleta o histórica: destrucción, archivo definitivo… 195.7. Elaboración del Manual de Archivo, atendiendo a la normativa vigente, en relación con la calidad, uso y conservación de archivos. 205.8. Comunicación a los empleados de los procedimientos de acceso. 21

• Los Flujogramas en la representación de procedimientos y procesos. 22

6.1. Concepto. 226.2. Características, tipos, simbología, diseño y elaboración. 22

• Ejercicios sobre clasificación de documentos. 27
• Test de repaso. 28

Utilización y optimización de sistemas informáticos de oficina 29

• Análisis de sistemas operativos. 30

1.1. Funciones del sistema operativo. 301.2. El sistema operativo Windows es el más común en el mundo. 311.3. Windows 12: fecha de salida, novedades, modelos compatibles y toda la información. 321.4. Linux ofrece fiabilidad y seguridad en todas partes. 331.5. El sistema operativo Mac está diseñado para profesionales. 34

• Instalación, configuración y gestión de sistemas operativos y aplicaciones. 36

2.1. Windows 11. 36

• Grabación, modificación e intercambio de información. 64

3.1. Documentos estáticos y dinámicos. 643.2. Vinculación e incrustación de información. 64

• Procedimientos para usar y compartir recursos. 66

4.1. Conceptos básicos de las redes y la conectividad. 664.2. Tipos de redes. 69

• Optimización de los sistemas. 70
• Técnicas de diagnóstico básico y solución de problemas. 73
• Procedimientos de seguridad, integridad, acceso y protección de información. 77

7.1. Mantenimiento de los equipos informáticos seguros y actualizados en la empresa. 77
7.2. Herramientas de seguridad informática. 80

• Normativa legal aplicable. 81
• Test de repaso. 87

Implantación y transición de sistemas de gestión electrónica de la documentación 89

• Organización y funcionamiento de los centros de documentación y archivo. 90

1.1. Diferencias entre centros de documentación, archivos y bibliotecas 901.2. Centros de documentación digital. 92

• Ventajas e inconvenientes del soporte informático, frente a los soportes - convencionales. 93
• Definición del flujo documental a partir de aplicaciones informáticas específicas. 96

3.1. Flujo documental. 96

4.1. Determinación de los períodos de vigencia, atendiendo a los preceptos legales. 98
4.2. Codificación de documentos. 98
4.3. Normalización de los sistemas de ordenación y clasificación: Manual de Archivo y clasificación de documentos. 99
4.4. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel, de acuerdo con la normativa legal. 100
4.5. Establecimiento de niveles de seguridad (backup u otros medios), y de acceso a cada documento. 101
4.6. Instrucciones para seguimiento, conservación, almacenamiento, duración del archivo, expurgo y control de documentos, de acuerdo con la normativa vigente. 102

5.1. UNE-ISO 15489-1:2016. Información y documentación. Gestión documental. 104
5.2. Modelo EFQM de Excelencia. 105
5.3. Otras Normas. 105